不動産の賃貸借の際に差し入れる保証金や敷金は差入れ保証金、受け取る方は預り保証金としてそれぞれ資産計上・負債計上処理する。
預り保証金は、全額返還する場合、入金時に①預り保証金に計上し、何割か引いて返還する場合、返還しない部分は入金時に収入に計上して、残金は②預り保証金として処理する。
全額返還しない場合は、入金時に全額収入計上、返還する金額が決まっていない場合は、入金時は全額③預り保証金に計上、返還時に返還しない部分を収入に計上する。
今回の販売管理システムと会計連携処理は、上記の①～③の預り保証金の説明である。
物品販売や役務提供と同時に保証金の納品書発行及び請求をし、物品販売等は当月収入として計上するが、保証金は預り金として負債に計上する。
すなわち物品販売等は売掛金／売上(課税売上)、保証金は売掛金／預り保証金(不課税)として処理しなければいけない。
販売管理システムだけなら、「保証金」で商品コード作成し、在庫不要・非課税で登録しておけば、通常の売上入力で物品販売等と同様に入力したらよい。
しかし、会計連動を考慮するとシンプルな売上入力と同時に、売掛金／預り保証金(不課税)を実現できるシステムを実装しなくてはいけない。
カスタマイズ可能な販売管理ソフトの「ふくろう販売」では、「掛保証」という伝区に、売掛金／預り保証金(不課税)の仕訳を紐付けて管理している。
そうすることにより、返品・値引と同じように伝区を「保証」にするだけで販売管理及び会計上で、簡単に得意先別預り保証金管理が可能になる。
詳しい具体例は、預り保証金を非課税扱いで管理する方法を参照。