見込み生産や商品販売業の場合、在庫は適正に確保しておかなくてはいけない。
少ないと販売機会損失になるし、多いとコスト増になる。
そういう企業では、見積や受注段階で顧客からの問合せに対し、現在庫数や有効在庫数(現在庫数－受注残数＋発注残数）がすぐにわかるような在庫管理システムを導入する必要がある。
また、最低在庫数や最高在庫数を商品別に設定して、入力時に範囲外になる時に警告メッセージを出すシステムが、在庫管理の機能としては必須になる。
在庫エラーとして更新できなくすると売上先行で入力し、仕入を後から入力するような場合に業務が止まるので、警告メッセージが妥当である。
例えば、Ａ商品の最低在庫数=50個とした場合
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入力順 年月日 入庫 出庫 在庫
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2008/8/31 残 高______________________100
① 9/ 1 仕 入_____70_______________170
② 9/ 6 売 上_____________110_______60
③ 9/ 5 売 上______________20_______40 ⇒ 最低在庫数割れ警告
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上記②と③は、あえて日付を後先逆にしているが、市販の販売管理パッケージソフトでは日付無関係で入力時点の最終在庫数が表示される。
、「ふくろう販売」では日付に添った在庫数が表示されるが、最終在庫数で在庫割れチェックをしている。
上記③の9/5売上入力では、在庫数は数量入力前は170、数量20入力後は150と表示されるが、
最終在庫60－20＝40 ＜ 最低在庫数の50となるため警告メッセージが表示される。
商品台帳等の帳票に出力すると日付順に在庫推移履歴がわかる。
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入力順 年月日 入庫 出庫 在庫
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2008/8/31 残 高______________________100
① 9/ 1 仕 入_____70_______________170
③ 9/ 5 売 上______________20______150 ⇒ 売上入力時の在庫数として表示
② 9/ 6 売 上_____________110_______40
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また、有効在庫数(発注残数含めない事も可能)も入力時に表示されているので、先読みの在庫管理が可能である。
有効在庫管理については、また後日に記述したい。