電子帳簿保存法(以下、電帳法)では、①電子帳簿保存 ②スキャナ保存 ③電子取引の区分があります。
①については、優良な電子帳簿(例:JIIMA認証)と認められていれば国税関係帳簿書類等を紙で出力しなくてもデータのまま保存でかまいません。
多くの市販会計は優良な電子帳簿と認められているが、販売管理システムはこれから増えていくでしょう。
②については、請求書等を紙でもらった場合等にスキャナ保存(電子証憑)をしてタイムスタンプ等を付しておけば紙は破棄してもかまいません。
タイムスタンプ等を付すのができない場合は、紙も保存しておいて日常は電子証憑で処理し、めったにない?税務調査時に紙を提出したらＯＫです。
③がネックで、請求書等をメール添付PDFで受け取ったり、ネット上のサイト取引データからダウンロードした場合は、そのまま保存しなくてはいけません。
この電帳法は2022年1月から施行され、2024年1月からどの事業者も義務となります。
一方、適格請求書(以下、インボイス)制度は2023年10月から施行され、区分記載請求書に登録番号・適用税率・消費税額が追加されて、免税事業者は発行できません。
インボイスは書面に代えて電子データで提供することもできる、いわゆる電子インボイスも認められ、上記の電帳法との絡みでこれが普及していくでしょう。
さらに、電子インボイスからデジタルインボイスへと変遷していきます。
デジタル庁と電子インボイス推進協議会が、売り手・買い手と直接データをやりとりできるインフラを検討しています。
これが実現するとデータで受け取り受注→売上→請求→入金や発注→仕入→支払等が人を介して分断する事なくデータ連携できるようになります。
基幹業務システムはかなりの改変になるでしょうが、まずは電子インボイスの対応を販売管理システムで解決しておかなくてはいけません。
中小企業でどのように対応したらコスト・時間をあまりかけずにシンプルに解決できるか。
具体的には、販売管理システムで以下のような改変をしておけばコスパよく対応できます。
(1) 売り手は請求書PDF等を取引先・年月日・金額のファイル名で発行してメール添付またはサイト取引業者にアップロードします。
(2) 買い手は納品書PDF等を所定フォルダに保存して仕入伝票と紐づけできる仕組みにしたり、売り手も注文書を同様に受注伝票と紐づけします。
(1)は、インボイス対応の販売管理システムでPDF出力できるようにします。
(2)は、取引日・金額・取引先の2以上の組合せで伝票検索でき、かつ、取引日・金額については範囲指定して伝票検索できるようにします。
実際の販売管理ソフトの画面でどのように改変したか
下記の「販売管理システムで解決できる電子帳簿保存法とインボイス制度」のセミナー動画で詳しく説明しています。
ご興味のある人は以下サイトより視聴お申込みしてください。